PROGRAM VBA - WINDYKACJA KORESPONDENCJA

Program VBA WINDYKACJA KORESPONDENCJA v 1.0 wspomaga prowadzenie korespondencji w sprawach niedopłat i zaległości czynszowych dla lokali mieszkalnych Osiedla Rusa. Program pracuje na dwudziestu pięciu arkuszach i dziesięciu formularzach. Algorytmy realizowane są w siedemnastu modułach zewnętrznych (oprócz algorytmów realizowanych w ramach formularzy). Na niniejszej podstronie przedstawiam:

• Galerię formularzy programu VBA
• Przeznaczenie i możliwości programu VBA
• Instrukcję obsługi w formacie .pdf - 2,86MB
• Wyciąg z instrukcji obsługi w formacie .pdf - 1,91MB
• Prezentacja video działania programu - online

Inne makra w excelu

Na tej podstronie przedstawiam przykład komercyjnej produkcji użytkowanej w administracji Os. Rusa w Poznaniu.
Inne pliki i przykłady makr w excelu - dział ZAGADNIENIA VBA/.

Uwaga ogólna

Wszystkie prezentowane na stronach niniejszej witryny programy w excelu, instrukcje obsługi, przykłady itp. są plikami przygotowanymi specjalnie na potrzeby prezentacji sieciowej - pozbawione są wszelkich danych osobowych zarówno mieszkańców osiedla jak i pracowników administracji, dane o wyposażeniu technicznym lokali, dane finansowe osiedla i nieruchomości itp. są fikcyjne. Wydruki zawierają informację o wersji demonstracyjnej.

Uwaga przed uruchomieniem programów

Wszystkie prezentowane na stronach niniejszej witryny programy w excelu, napisane są w wykorzystaniem makropoleceń pod edytorem Visual Basic. Standardowo Excel ustawiony jest na wysoki poziom zabezpieczeń i nie uruchamia żadnych tego typu dodatków. Przed uruchomieniem pliku należy ustawić średni poziom zabezpieczeń (wtedy w przypadku uruchamiania plików z makropoleceniami) arkusz kalkulacyjny zapyta czy ma je również włączyć):
- Pasek poleceń 'NARZĘDZIA' / MAKRA / ZABEZPIECZENIA / POZIOM ŚREDNI (Excel 2003),
- Karta 'Developer', grupa 'Kod', przycisk 'Bezpieczeństwo makr'
Jeśli karta 'Developer' nie jest dostępna to użyj: 'PRZYCISK MICROSOFT OFFICE' / OPCJE PROGRAMU EXCEL / POPULARNE / NAJCZĘŚCIEJ UŻYWANE OPCJE W PRACY Z PROGRAMEM EXCEL / POLE WYBORU 'POKAŻ KARTĘ DEVELOPER NA WSTĄŻCE'

GALERIA FORMULARZY VBA

Menu i formularze programu WINDYKACJA KORESPONDENCJA. Powiększenie obrazka przez kliknięcie.

MENU i FORMULARZE PODSTAWOWE VBA

FORMULARZE PRZEGLĄDANIA I ZMIANY DANYCH w VBA

FORMULARZE OPCJI I USTAWIEŃ PROGRAMU VBA

Do początku strony Do strony głównej

Prezentacja video działania programu VBA

Do początku strony Do strony głównej

Przeznaczenie programu VBA

Program VBA WINDYKACJA KORESPONDENCJA przygotowywany został dla potrzeb działu księgowości administracji Osiedla Rusa. Program wspomaga prowadzenie korespondencji w sprawach niedopłat i zaległości czynszowych dla lokali mieszkalnych Osiedla Rusa. Do zadań działu księgowości w tym zakresie należy między innymi wysyłanie (z ustaloną regularnością) do właścicieli i użytkowników lokali mieszkalnych informacji o ujemnym saldzie opłat zgodnie z zatwierdzonymi do stosowania wzorami pism. W zależności od wartości salda może to być pismo o niedopłacie (niska wartość zadłużenia) lub zaległości (większa wartość zadłużenia). Pisma o zaległości powinny być wysyłane dla każdego dorosłego użytkownika lokalu oddzielnie. Pisma o niedopłacie nie muszą spełniać tego wymogu. Informację o saldzie można opcjonalnie uzupełnić o wyjaśnienie przyczyny salda (np. rozliczenie kosztów centralnego ogrzewania, zużycia wody itp.). Przy prowadzeniu korespondencji dział księgowy powinien uwzględniać dane o adresach korespondencyjnych (w treści pisma powinna wtedy pojawić się adnotacja, którego lokalu na Osiedlu Rusa pismo dotyczy), dodatkach mieszkaniowych oraz stałych zleceniach bankowych (zamiast wysyłanego pisma korygowana jest wtedy wartość stałego zlecenia). Należy również uwzględnić informację o nietypowym statusie użytkownika lokalu. Zgodnie z ustaleniami program ma uwzględniać w tym zakresie następujące możliwości:
- nie-członek (właściciel lokalu nie jest członkiem spółdzielni),
- ugoda (z właścicielem lub użytkownikiem lokalu zawarto pisemną ugodę dotyczącą ratalnej spłaty zadłużenia),
- sprawą sądowa (trwa postępowanie sądowe o zapłatę należności),
- wykluczenie (właściciel lub użytkownik lokalu zostali pozbawieni członkostwa spółdzielni),
- wykreślenie,
- zgon (właściciel mieszkania zmarł, ewentualna korespondencja prowadzona jest ze spadkobiercami),
Dział księgowości powinien również na każde żądanie przedstawić historię prowadzonej korespondencji dla zadanego lokalu wraz ze wszystkimi istotnymi czynnikami (rodzaje wysyłanych pism, przyczyny salda, adresy korespondencyjne itp.). Dąży się do wysyłania w/w korespondencji co dwa miesiące. Prowadzona korespondencja stanowi istotny czynnik w przypadku kierowania sprawy o zadłużenie do sądu.
Obecnie użytkowany (w ramach systemu oprogramowania finansowo-księgowego spółdzielni) program przygotowujący korespondencję w sprawach zadłużeń nie posiada wskazanych wyżej cech:
- nie przechowuje danych o adresach korespondencyjnych,
- nie uwzględnia danych o dodatkach mieszkaniowych,
- nie przechowuje danych o stałych zleceniach bankowych,
- nie pozwala na uzupełnienie wydruku o opis przyczyny salda (np. rozliczenie wody),
- nie różnicuje tekstu informacji dla niedopłat i zaległości (fragment tekstu dotyczący odsetek i możliwości założenia sprawy sądowej znajdujący się na informacji o niewielkiej niedopłacie może być przyczyną nieporozumień),
- nie pozwala na dowolne określenie osoby prowadzącej sprawę,
- nie pozwala na dowolne określenie granicy miedzy niedopłatą a zaległością.
Program WINDYKACJA KORESPONDENCJA pozwola na prowadzenie korespondencji wg wymienionych zasad. Oprócz wspomagania prowadzenia bieżącej, przechowywuje również dane o korespondencji z ubiegłych miesięcy, uwzględnia dane o dodatkach mieszkaniowych, stałych zleceniach bankowych, adresach korespondencyjnych itp. Program pozwala na dowolne określenie osoby prowadzącej korespondencję oraz na zdefiniowanie granicy niedopłaty i zaległości. Dostępny jest moduł przeglądania historii korespondencji dla zadanego lokalu. Program umożliwia wysyłkę pism dla dwunastu miesięcy rocznie, w ilości do 1026 pism jednego rodzaju (niedopłaty lub zaległości). Program WINDYKACJA KORESPONDENCJA pracuje jako jednoroczny, przy czym przygotowanie pliku następnego roku jest zautomatyzowane. Program uwzględnia przy tym dane o dodatkach mieszkaniowych oraz stałych zleceniach bankowych.
Do bieżącej obsługi programu używane są dwa górne przyciski menu tj. "Wprowadź dane o saldach" oraz "Zestawienie/tabela druki lokali". Wprowadzenie danych o saldach dla danego miesiąca zajmuje około 1,5h (bez wprowadzania opisu przyczyn sald). W przypadku gdy program księgowy użytkowany w SM "OM" umożliwiałby eksport danych do Excela można ten proces zautomatyzować przez import z pliku zewnętrznego (analogicznie do programu "Faktura wewnętrzna konserwatorów"). Przygotowanie wydruku to kwestia kilku minut. Ze względu na organizację pracy zaleca się wykonywać wydruki co miesiąc przy czym naprzemiennie dla części B1 i B2 osiedla (odpowiednio wejścia od 1 do 52 i od 62 do 138). W ten sposób korespondencja dla danego zakresu lokali prowadzona będzie w cyklach dwumiesięcznych.
Przyciski zmian w danych lokalu i przeglądania danych używane są odpowiednio do potrzeb. Należy dbać o regularną aktualizację danych o adresach korespondencyjnych, dodatkach mieszkaniowych i stałych zleceniach.
Ze względu na dużą ilość wydruków zaleca się by stanowisko na którym będzie użytkowany program było wyposażone w indywidualną drukarkę.
Program standardowo nie będzie dostosowany do pracy sieciowej oraz nie będzie blokowany na hasło.

Dostępne opcje programu VBA

A) WPROWADŹ DANE O SALDACH - dla zadanego miesiąca kalendarzowego i zadanych adresów wprowadzanie danych o saldach. Opcjonalnie możliwość wprowadzenia opisu przyczyny salda (rozliczenie c.o., rozliczenie wody lub dowolne). Przy wprowadzaniu danych program podaje ewentualne dodatkowe informacje (adres korespondencyjny, statusy użytkowników lokalu, stałe zlecenie bankowe i/lub dodatek mieszkaniowy).
B) ZESTAWIENIE TABELA / DRUKI LOKALI - Przygotowanie seryjnej korespondencji. Dla zadanego miesiąca program pozwala na przegląd danych z ewentualnym uzupełnieniem opisów przyczyny sald oraz dodatkowych informacji np. sprawa sądowa. Dla zadanej kwoty granicznej program drukuje zawiadomienia o kwocie zadłużenia/niedopłaty. Wydruk potwierdzeń indywidualnych poprzedza wydrukiem zestawienia tabelarycznego. Wydruk korespondecji na formacie A-4 razem z kopią.
C) ZMIANA DANYCH DLA LOKALU - zmiana danych osobowych oraz statutów użytkowników lokalu (do pięciu osób), danych o adresie korespondencyjnym, stałym zleceniu bankowym oraz dodatku mieszkaniowym.
D) SZUKANIE DANYCH DLA LOKALU - wyszukanie historii prowadzonej korespondencji dla zadanego lokalu. Uwzględnia wartości salda, treści pism, określenie przyczyn salda, dodatki mieszkaniowe i stałe zlecenia bankowe.
OPCJE UŻYTKOWE - program ma opcję wyboru rozdzielczości pracy. Tworzy kopię bezpieczeństwa (domyślny folder D:\Moje dokumenty). Nazwa pliku zapasowego uzupełniana jest o datę dzienną i godzinę utworzenia.

Do początku strony Do strony głównej