Plik makra w Excelu - FAKTURA WEWNĘTRZNA

Program VBA FAKTURA WEWNĘTRZNA KONSERWATORÓW v 4.0 wspomaga wykonanie faktury wewnętrznej, miesięcznej robót remontowych wykonanych przez konserwatorów z modułem sprawozdawczości rocznej dla Osiedla Rusa Spółdzielni Mieszkaniowej 'Osiedle Młodych' w Poznaniu. Ze względu na specyficzny, bardzo specjalizowany zakres tematyczny pliku nie załączam wersji demonstracyjnej programu oraz prezentacji (wykonanie faktury to kwestia kilku godzin, w przeważającej mierze przepisywania zakresu czynności z kart raportów dziennych). Na niniejszej podstronie przedstawiam:

• Galerię formantów i formularzy VBA pliku
• Omówienie założeń i możliwości pliku
• Instrukcję obsługi w formacie .pdf - 1,23MB

W dziale "Pliki" dla programu VBA FAKTURA WEWNĘTRZNA można ściągnąć instrukcję obsługi (.pdf) w postaci archiwum samorozpakowującego.

Inne makra w excelu

Na tej podstronie przedstawiam przykład komercyjnej produkcji użytkowanej w administracji Os. Rusa w Poznaniu.
Inne pliki i przykłady makr w excelu - dział ZAGADNIENIA VBA np. losowanie liczb, modyfikacja menu Excela, wyznaczanie daty świąt wielkanocnych w Excelu, uruchamianie makra przy modyfikacji określonej komórki, sortowanie tablic, pasek postępu zadania, wydruki itd. itp./

Uwaga ogólna

Wszystkie prezentowane na stronach niniejszej witryny programy w excelu, instrukcje obsługi, przykłady itp. są plikami przygotowanymi specjalnie na potrzeby prezentacji sieciowej - pozbawione są wszelkich danych osobowych zarówno mieszkańców osiedla jak i pracowników administracji, dane o wyposażeniu technicznym lokali, dane finansowe osiedla i nieruchomości itp. są fikcyjne. Wydruki zawierają informację o wersji demonstracyjnej.

Uwaga przed uruchomieniem programów

Wszystkie prezentowane na stronach niniejszej witryny programy w excelu, napisane są w wykorzystaniem makropoleceń pod edytorem Visual Basic. Standardowo Excel ustawiony jest na wysoki poziom zabezpieczeń i nie uruchamia żadnych tego typu dodatków. Przed uruchomieniem pliku należy ustawić średni poziom zabezpieczeń (wtedy w przypadku uruchamiania plików z makropoleceniami) arkusz kalkulacyjny zapyta czy ma je również włączyć):
- Pasek poleceń 'NARZĘDZIA' / MAKRA / ZABEZPIECZENIA / POZIOM ŚREDNI (Excel 2003),
- Karta 'Developer', grupa 'Kod', przycisk 'Bezpieczeństwo makr'
Jeśli karta 'Developer' nie jest dostępna to użyj: 'PRZYCISK MICROSOFT OFFICE' / OPCJE PROGRAMU EXCEL / POPULARNE / NAJCZĘŚCIEJ UŻYWANE OPCJE W PRACY Z PROGRAMEM EXCEL / POLE WYBORU 'POKAŻ KARTĘ DEVELOPER NA WSTĄŻCE'

GALERIA FORMANTÓW I FORMULARZY PROGRAMU VBA

Menu i formularze programu VBA FAKTURA WEWNĘTRZNA KONSERWATORÓW v 4.0
Powiększenie obrazka przez kliknięcie.

ARKUSZ ROBOCZY MAGAZYNU i FAKTURY WEWNĘTRZNEJ

FORMULARZE VBA KLASYFIKACJI ROBÓT i DEKLARACJI KONT

PRZYGOTOWANIE i WYDRUK FAKTURY

MENU ZESTAWIENIA ROCZNEGO i FORMULARZE INFORMACYJNE VBA

WYDRUK ZESTAWIENIA ROBÓT

Do początku strony Do strony głównej

Przeznaczenie i możliwości programu

Program VBA FAKTURA WEWNĘTRZNA KONSERWATORÓW v 4.0 przygotowany został dla potrzeb pracy działu technicznego i księgowości administracji Osiedla Rusa w Poznaniu. Koszty robocizny i materiału wszystkich prac wykonanych przez konserwatorów administracji Osiedla Rusa, a zakwalifikowanych jako prace remontowe stanowią wartość faktury wewnętrznej konserwatorów. Do zadań działu technicznego w zakresie sporządzenia tego dokumentu należy:
- sporządzenie faktury z podziałem na nieruchomości, mienie wbudowane, mienie ogólne, własne i środki trwałe Zarządu SM OM. W każdej z grup należy dokonać podziału kosztów na poszczególne grupy robót,
- bezzwłoczne wprowadzanie zmian związanych ze zmianą klasyfikacji mienia (np. w marcu 2008 roku roboty remontowe wykonane na placach zabaw zmieniły klasyfikację z mienia ogólnego na mienie własne),
- prowadzenie dokumentacji magazynowej, uwzględnianie wartości magazynu i ilości wodomierzy w dokumentacji przekazywanej księgowości.
Ze względu na zwiększony zakres zadań księgowych zgodnie z ustaleniami wewnętrznymi dział techniczny zobowiązany jest do przekazywania kompletu dokumentów związanych z fakturą miesięczną konserwatorów (faktura wewnętrzna, wartość magazynu, ilość wodomierzy zużyta w danym miesiącu, zestawienie robót wykonanych na mieniu, zestawienie robót wykonanych w każdej z grup kwalifikacji tzw. arkusze pomocnicze) do 5-go dnia każdego miesiąca. Dział techniczny ma też obowiązek na każde żądanie przekazać aktualne nakłady na pracę konserwatorów (narastające roczne) oraz zestawienie robót wykonanych na mieniu (narastające roczne). Zadania te wykonuje wyznaczony pracownik działu technicznego.
Program VBA FAKTURA WEWNĘTRZNA KONSERWATORÓW v 4.0 pozwala na:
- wykonanie faktury wewnętrznej konserwatorów zgodnie z zasadami przyjętymi w Spółdzielni Mieszkaniowej OM w Poznaniu,
- wydruk dokumentów pomocniczych i uzupełniających fakturę miesięczną,
- wykonanie dekretacji robót na konta zgodnie z zasadami księgowania obowiązującymi w Spółdzielni Mieszkaniowej OM w Poznaniu,
- definicję składników oznaczeń kont lub/i całych oznaczeń wykorzystywanych do dekretacji,
- wykonanie zestawienia miesięcznego i narastającego rocznego robót wykonanych na mieniu,
- definicję klasyfikacji zakresów rzeczowych robót do zakresów księgowych (np. wyżej wymieniona zmiana klasyfikacji robót na placach zabaw),
- wykonanie zestawienia narastającego rocznego nakładów na pracę konserwatorów z podziałem na nieruchomości, mienie i grupy robót (zgodnie ze sposobem wykonania faktury miesięcznej).
Obsługa programu VBA FAKTURA WEWNĘTRZNA KONSERWATORÓW v 4.0 wymaga znajomości zagadnień związanych ze stroną techniczną i księgową zarządzania zasobami jednostki administracyjnej Osiedla Rusa. Zasady te omówiono w dodatku do instrukcji. Program FAKTURA WEWNĘTRZNA KONSERWATORÓW v 4.0 ze względu na swoją specyfikę odbiega układem od pozostałych programów pakietu. Do jego obsługi wymagana jest podstawowa znajomość MS Excel.

Informacje wstępne i moduły programu

Program VBA FAKTURA WEWNĘTRZNA KONSERWATORÓW v 4.0 składa się z dwóch modułów:
    - moduł główny - pracuje na arkuszach MS Excel do prowadzenia magazynu podręcznego. Służy do wykonania faktury wraz z dokumentami uzupełniającymi, eksportu danych oraz definicji kont i zakresów robót,
    - moduł wydruku - do tego modułu eksportowane są dane z modułu głównego i tam też są przetwarzane dla uzyskania wydruków narastających rocznych nakładów na prace konserwatorów i robót wykonanych na mieniu.
Moduł główny programu dostępny po pozytywnej weryfikacji hasła podawanego z poziomu arkuszy magazynowych zastępuje standardowe menu MS Excel. Składa się z list poleceń:
    - "Aplikacje własne" - dające dostęp do pozostałych programów pakietu,
    - "Eksport danych" - pozwalający eksportować dane do modułu wydruku,
    - "Dekretacja robót" - pozwalający modyfikować dekretacje kont i zakresy robót,
    - "Koniec" - przywracający standardowe menu MS Excel i kończący pracę programu
Moduł wydruku programu stanowi osobny plik MS Excel o nazwie "Zest_mienie_OR". W tym module nie ma możliwości wprowadzania danych. Uzupełniane są one jedynie przez eksport z poziomu menu modułu głównego.
Menu modułu wydruku składa się z:
a) przycisków głównych:
    - Przycisk "Drukuj zestawienie nakładów na konserwatorów /materiał + robocizna/" wydruk nakładów na konserwatorów (narastający roczny) w podziale i układzie analogicznym do faktury miesięcznej konserwatorów,
    - Przycisk "Drukuj zestawienie robót na mieniu spółdzielni /własnym, ogólnym i wbudowanym/" wydruk zestawienia robót na mieniu spółdzielni w opcjonalnym podziale wg zakresu rzeczowego i księgowego robót,
Wyboru dokonuje się na formularzu. Wydruk wg klasyfikacji robót jest przygotowany dla działu księgowości, a wydruk wg przedmiotu robót dla działu technicznego. Dla wydruku całego zakresu zagadnień należy zaznaczyć wszystkie przyciski z danej ramki.
b) przycisku pomocniczego:
    - Przycisk "Koniec pracy"
c) przycisku ustawień programu /logo SM OM w centrum menu/
Funkcje dostępne z obu modułów i sposób ich użytkowania opisane są w dalszej części instrukcji, zgodnie z kolejnością użytkowania.
Moduł wydruku programu jest samodzielny tzn. do jego obsługi nie jest wymagany moduł podstawowy. Pozwala tylko na wydruk zestawienia danych w różnych kombinacjach i z tego powodu jego obsługa nie jest zabezpieczona hasłem.

Uwaga:
Przykładowe wydruki dotyczące tego punktu w załącznikach instrukcji.

Definiowanie kwalifikacji księgowej robót

Zmiana kwalifikacji robót dotyczy przyporządkowania zakresu przedmiotowego robót do odpowiednich kategorii księgowych np. kategoria księgowa mienie ogólne zawiera zakresy przedmiotowe: place zabaw, zieleń, drogi, chodniki. Funkcja ta jest przez program automatycznie stosowana przy wykonywaniu opisu robót na mieniu. Użytkownik wybiera z listy rozwijanej zakres przedmiotowy robót (jako niezmienny), a zakres księgowy (zmienny) jest automatycznie przypisywany ze zbioru wartości zdefiniowanych.
Definiowania kwalifikacji robót dokonuje się z poziomu menu modułu głównego programu: Dekretacja robót/Zmiana kwalifikacji robót. Wyświetlony zostanie gotowy formularz składający się z:
    - ramka "Klasyfikacja nieruchomość/mienia",
    - ramka "Lokalizacja prac",
    - przycisk "Od początku",
    - przycisk "Drukuj",
    - przycisk "Zmień",
    - przycisk "Zapisz zmiany"
W chwili uruchomienia formularza aktywna jest ramka "Klasyfikacja nieruchomość/Mienia". Po wybraniu odpowiedniego przycisku w ramce "Lokalizacja prac" zaznaczone zostają zakresy przedmiotowe aktualnie przypisane kategorii księgowej. Zmiany można wprowadzać przez odpowiednie zaznaczenie przycisków w ramce "Lokalizacja" po użyciu przycisku "Zmień". Zapisanie zmian następuje przez kliknięcie LPM na przycisku "Zapisz zmiany". Użycie przycisku "Drukuj" pozwala wydrukować tabelę z aktualnymi ustawieniami klasyfikacji robót.
Uwaga:
Przykładowy wydruk w załącznikach instrukcji.

Dekretacja kont robót

Wykonywana jest przed wydrukowaniem faktury. Wartości kosztów przypisane poszczególnym grupom robót we wszystkich kategoriach księgowych są przypisywane odpowiednim numerom kont ze zdefiniowanej listy. Program rozróżnia numery kont składane wg oznaczeń (tzw. wartości z łączenia tekstów) i wartości ręcznie zdefiniowane. Podstawową wielkością numeru konta jest wartość zdefiniowana ręcznie, w przypadku jej braku wczytywana jest wartość z łączenia tekstów. Numery kont składają się z poszczególnych symboli cyfrowych omówionych w dodatku do instrukcji. Zmian można dokonywać przez zmianę poszczególnych składników numerów kont np. zmiana numeru grupy robót dekarskie na lokalach mieszkalnych spowoduje zmianę numerów kont tego typu robót na wszystkich nieruchomościach, ponieważ numer ten stanowi składnik numerów kont robót dekarskich na nieruchomościach budynków mieszkalnych.
Definiowania kont robót dokonuje się z poziomu menu modułu głównego programu: Dekretacja robót/Zmiana kont robót. Wyświetlony zostanie formularz wyboru zmiany składników numerów kont lub kontroli i zmiany numerów kont. Wyboru między dwoma opcjami dokonuje się przez kliknięcie LPM na jednym z dwóch opisanych przycisków.
Użycie przycisku "Zmiana składników oznaczeń kont" uruchamia formularz składający się z dziewięciu zakładek ze wszystkimi składnikami numerów kont. W opisanych oknach tekstowych w chwili uruchomienia formularza widoczne są aktualnie przyjęte wartości.
Użycie przycisku "Kontrola lub zmiana numeracji kont" uruchamia formularz składający się z jedenastu zakładek dla każdej z kategorii księgowej i ze wszystkimi rodzajami robót. W opisanych oknach tekstowych w chwili uruchomienia formularza mogą być widoczne wartości z łączenia tekstów lub wprowadzone ręcznie. Każdą z kategorii można wydrukować używając jednego z opisanych, oznaczonych dodatkowo zielonym kolorem przycisków na formularzu.

Uwaga:
Przykładowy wydruk numeracji kont w załącznikach instrukcji.

W przypadku ręcznej definicji numeru konta należy we właściwym oknie tekstowym wprowadzić nową wartość i zatwierdzić przyciskiem "Zapisz zmiany". Ręczna definicja nie eliminuje numeracji kont z łączenia tekstów, ale będzie traktowana jako podstawowa. Ręczna definicja jest pomijana tylko w przypadku gdy okno tekstowe pozostanie puste.
W SM "Osiedle Młodych" w Poznaniu remonty są planowane dla poszczególnych nieruchomości, w grupach robót i zadaniach remontowych. Osiedle Rusa składa się z siedmiu nieruchomości:
    - Nieruchomość 1 - budynki OR 11, 12, 13,
    - Nieruchomość 2 - budynek OR 1-10,
    - Nieruchomość 3 - budynek OR 121-138,
    - Nieruchomość 4 - budynki OR 15-22, OR 43-48, OR 49-52,
    - Nieruchomość 5 - budynki OR 23-30, OR 31-34, OR 35-42,
    - Nieruchomość 6 - budynki OR 62-71, OR 72-75, OR 76-85,
    - Nieruchomość 7 - budynki OR 86-95, OR 96-100, OR 101-114, OR 115-119,

Domyślnie nieruchomość to lokale mieszkalne. Lokale użytkowe i tzw. pożytki znajdujące się w obrębie nieruchomości to mienie wbudowane. Lokale wolnostojące np. pawilon handlowy Berti to mienie wolnostojące. Place zabaw, zieleń, drogi, chodniki, pomieszczenia administracji (archiwum, warsztaty) stanowią mienie ogólne lub własne. Remonty planowane są dla nieruchomości i przynależnego mienia wbudowanego.

Plan kont przyjęty w SM "Osiedle Młodych" w Poznaniu przewiduje grupy robót dla nieruchomości i dla mienia.

Grupy robót dla nieruchomości to:
    - roboty dekarskie,
    - roboty murarskie,
    - roboty malarskie,
    - roboty elektryczne,
    - roboty stolarskie,
    - roboty gazowe,
    - roboty ślusarskie,
    - roboty szklarskie,
    - roboty drenarskie - sieciowe,
    - remont dźwigów,
    - remont instalacji c.o.,
    - remont instalacji wod.-kan. i c.w.,
    - remont anten,
    - pozostałe remonty,
    - docieplenia stropodachów,
    - docieplenia ścian,
    - instalacja wodomierzy,
    - drogi i mała architektura,
    - projekty - docieplenia,
    - koszty związane z dociepleniami,
    - loggie - wykonanie cokolików,
    - roboty posadzkarskie.

Grupy robót dla mienia to:
    - roboty dekarskie mienia,
    - roboty murarskie mienia,
    - roboty malarskie mienia,
    - roboty elektryczne mienia,
    - roboty stolarskie mienia,
    - roboty gazowe mienia,
    - roboty ślusarskie mienia,
    - roboty szklarskie mienia,
    - roboty drenarsko - sieciowe mienia,
    - remont instalacji c.o.,
    - remont instalacji wod.- kan. i c.w. mienia,
    - instalacja wodomierzy mienia,
    - remont dróg i małej architektury mienia,
    - roboty posadzkarskie mienia,
    - pozostałe remonty mienia.

Spośród wyżej wymienionych grup robót tylko część dotyczy robót wykonanych przez konserwatorów:

Dla grupy robót nieruchomości i mienia własnego są to:
    - roboty dekarskie,
    - roboty murarskie,
    - roboty malarskie,
    - roboty elektryczne,
    - roboty stolarskie,
    - roboty gazowe,
    - roboty ślusarskie,
    - roboty szklarskie,
    - remont dźwigów,
    - remont instalacji c.o.,
    - remont instalacji wod.-kan. i c.w.,
    - pozostałe remonty,
    - instalacja wodomierzy,
    - drogi i mała architektura,

Dla grupy robót nieruchomości 0 (pawilony handlowe) są to:
    - roboty dekarskie,
    - roboty murarskie,
    - roboty malarskie,
    - roboty elektryczne,
    - roboty stolarskie,
    - roboty gazowe,
    - roboty ślusarskie,
    - roboty szklarskie,
    - remont instalacji c.o.,
    - remont instalacji wod.-kan. i c.w.,
    - pozostałe remonty,
    - instalacja wodomierzy,
    - drogi i mała architektura,

Dla grupy robót mienia ogólnego są to:
    - roboty murarskie,
    - roboty malarskie,
    - roboty elektryczne,
    - roboty stolarskie,
    - roboty ślusarskie,
    - remont instalacji wod.-kan. i c.w.,
    - pozostałe remonty,
    - drogi i mała architektura,

Dla grupy robót - mienie Boisko Os. Rusa są to:
    - roboty murarskie,
    - roboty malarskie,
    - roboty elektryczne,
    - roboty stolarskie,
    - roboty ślusarskie,
    - roboty szklarskie,
    - remont instalacji wod.-kan. i c.w.,
    - pozostałe remonty,
    - drogi i mała architektura,

Do tych grup robót w poszczególnych kategoriach księgowych kwalifikowane są koszty robót remontowych wykonanych przez konserwatorów.

Roboty wykonywane przez konserwatorów na mieniu mogą dotyczyć jednego lub więcej zakresów przedmiotowych:
- Mienie wbudowane N1-N7 - dotyczy lokali użytkowych, pożytków itp. wbudowanych w budynki mieszkalne stanowiące nieruchomości Os. Rusa,
- Pawilon administracji - dotyczy pomieszczeń administracji Os. Rusa w pawilonie wolnostojącym Os. Rusa 54,
- Lokale użytkowe - pawilon - dotyczy lokali użytkowych w pawilonach wolnostojących Os. Rusa 54 i marketu Berti,
- Pomieszczenia administracji - dotyczy pomieszczeń administracji w innych budynkach niż pawilony wolnostojące np. warsztat, archiwum itp.,
- Place zabaw,
- Zieleń,
- Drogi,
- Chodniki,
- Boisko Os. Rusa (środek trwały Zarządu SM OM w Poznaniu),

Wyżej wymienione zakresy przedmiotowe mogą być przypisane do następujących kategorii księgowych:
    - Nieruchomość N1 - N7 (dotyczy lokali mieszkalnych),
    - Nieruchomość N0 - pawilony wolnostojące,
    - Mienie własne,
    - Mienie ogólne,
    - Boisko SM OM
Kwalifikacja zakresów przedmiotowych robót do grup księgowania nie jest stała.

Numeracja kont księgowania robót przyjęta w administracji Spółdzielni Mieszkaniowej OM w Poznaniu polega na składaniu numerów poszczególnych elementów oznaczenia konta.
Całkowity numer konta można przedstawić jako:
[1] - [2] - [3] - [4] - [5]

[1] - trzycyfrowy numer konta:
    - 501 - Koszty eksploatacji i utrzymania mienia spółdzielni,
    - 509 - Koszty pożytków z nieruchomości,
    - 856 - Fundusz remontowy osiedla,
    - 511 - Koszty pośrednie mienia,

[2] - dwucyfrowy numer jednostki ewidencyjnej (częściowo zależny od numeru konta):
    - 09 - jednostka ewidencyjna dla mienia i pożytków,
    - 19 - jednostka ewidencyjna dla nieruchomości,

[3] - dwucyfrowy lub czterocyfrowy numer nieruchomości (częściowo zależny od numeru konta):
    - od 01 do 07 - numer nieruchomości
    - dla konta 509 numer uzupełniany końcówką 10 (koszty pożytków z nieruchomości),
    - 00 (mienie) - dla konta 501 z dodatkowym uzupełnieniem: 11 (pustostan) lub 12 (mienie wynajęte, z którego jest osiągany dochód),

[4] - dwucyfrowy lub czterocyfrowy numer robót (zależny od numeru konta):
- dla konta 856 (nieruchomość) numer dwucyfrowy (01 - roboty dekarskie, 02 - roboty murarskie, 03 - roboty malarskie, 04 - roboty elektryczne, 05 - roboty stolarskie, 06 - roboty gazowe, 07 - roboty ślusarskie, 08 - roboty szklarskie, 10 - remont dźwigów, 11 - remont instalacji c.o., 12 - remont instalacji wod.-kan. i c.w., 15 - pozostałe remonty, 18 - instalacja wodomierzy, 20 - drogi i mała architektura),
- dla kont 501 i 509 (mienie i pożytki) numer trzycyfrowy (210 - roboty dekarskie, 211 - roboty murarskie, 212 - roboty malarskie, 213 - roboty elektryczne, 214 - roboty stolarskie, 215 - roboty gazowe, 216 - roboty ślusarskie, 217 - roboty szklarskie, 219 - remont instalacji c.o., 220 - remont instalacji wod.-kan. i c.w., 224 - pozostałe remonty, 221 - instalacja wodomierzy, 222 - drogi i mała architektura),

[5] - jednocyfrowa lub dwucyfrowa końcówka (zależna od numeru konta, ale stała dla danego konta przy robotach konserwatorów):
    - dla konta 856 (nieruchomość) 1 - prace wykonane przez konserwatorów,
    - dla 501 i 509 (mienie i pożytek) - 00 dla kosztów uzyskania przychodu, 01     - koszty nie będące kosztami uzyskania przychodu (kosztów robót konserwatorów zawsze dotyczy końcówka 00),

Dla potrzeb dekretacji kont wykonywanej przez program przewidziano definiowanie dekretacji kont w oparciu o wyżej opisane zasady. W przypadku w którym zmiany wprowadzone w zasadach księgowania w przyszłości wykraczałyby poza opisane składniki można dokonać ręcznej definicji kont.

Do początku strony Do strony głównej